5 tips på hur ditt företag får en fungerande hybrid arbetsplats

Hybrid arbetsplats är en relativt ny fras som är mer aktuell än någonsin på grund av coronapandemin. En hybrid arbetsplats innebär helt enkelt att man kombinerar det traditionella fysiska kontoret med distansarbete så att medarbetarna själva kan välja var de vill jobba ifrån. Fördelarna med detta är framförallt flexibiliteten det innebär för de anställda vilket resulterar i högre arbetsglädje och bättre arbetsmoral samt minskade lokalkostnader då kontoret inte behöver vara lika stort.

På Iron Mountain har vi flera skräddarsydda lösningar som kan hjälpa ditt företag på vägen mot att bli en hybrid arbetsplats. Vi kan exempelvis göra all er data tillgänglig digitalt och automatisera processer så att vissa roller inte behöver vara på kontoret varje dag.

Så här lyckas ni med en hybrid arbetsplats

1. Kartlägg ert nuläge och era behov

Ett första steg mot en fungerande hybrid arbetsplats är att kartlägga hur nuläget ser ut för att sedan kunna estimera vilka behov ni kommer ha framöver. Fundera över hur ofta ni har möten och vilken typ av möten detta är. Har ni fasta kontorsplatser för alla anställda eller vill ni ha ett aktivitetsbaserat kontor med fria platser. Väljer ni en aktivitetsbaserad lösning kan ni minska antalet platser på kontoret då tanken är att inte alla anställda ska vara på plats samtidigt.

2. Sätt upp en tydlig policy för distansarbete

En viktigt förutsättning för en hybrid arbetsplats är att skapa riktlinjer och rutiner för hur distansarbete ska ske. Ta fram en policy för hur ofta medarbetarna ska vara på kontoret och för vilka möten de fysiskt behöver vara på plats. Vilka tillgänglighetskrav har ni vid distansjobb? Med en tydlig policy för distansarbete vet alla vad som gäller och den hybrida arbetsplatsen kommer fungera bättre.

3. Tydliga mötesinbjudningar

Tydliga mötesinbjudningar där ni redan från början får förutsättningarna för mötet underlättar för alla inblandade. Skriv detaljerat om vad mötet ska innehålla och om ni behöver delta fysiskt eller om det går bra att vara med digitalt.

4. Se till att rätt teknik finns på plats

En hybrid arbetsplats innebär större krav på teknisk utrustning. När en del av personalen arbetar hemifrån och allt fler kundmöten sker digitalt behöver det finnas konferensutrustning på kontoret för digitala möten. Alla anställda behöver också få den utrustning som krävs för att kunna vara med på digitala möten hemifrån. Tänk på att det även kan vara en god idé att investera i små telefonrum på kontoret för digitala möten one on one.

5. Likvärdiga förutsättningar för en hybrid arbetsplats

Om företaget ska erbjuda en hybrid arbetsplats ska förutsättningarna för detta vara lika på alla av företagets kontor. Det är även viktigt att se till att alla medarbetare får samma förutsättningar för sina hemmakontor, exempelvis när det kommer till inköp av stolar, skärmar, möss och tangentbord.

Fördelar med en hybrid arbetsplats

En hybrid arbetsplats kommer med många fördelar för både arbetsgivare och medarbetare.

• Flexibilitet som leder till glada medarbetare – En hybrid arbetsplats innebär en flexibilitet som gör det enklare att få ihop vardagspusslet. Detta leder till glada medarbetare och en bättre stämning på kontoret.
• Bättre fokus som leder till ökad produktivitet – Medarbetare som trivs på jobbet får bättre fokus på sina arbetsuppgifter och blir mer motiverade till att jobba, vilket leder till en ökad produktivitet och bättre resultat för företaget.
• Mindre kontorsyta som leder till sänkta kostnader – Tanken med en hybrid arbetsplats är att alla inte ska ha en egen arbetsplats då viss del av personalen jobbar hemifrån. Därmed minskar behovet av kontorsyta och ni kan sänka era kostnader.

En hybrid arbetsplats med Iron Mountain

Tack vare fördelarna med en hybrid arbetsplats och den stora efterfrågan av detta upplägg från medarbetare är detta något allt fler företag går över till. På Iron Mountain kan vi hjälpa ditt företag med en smidig övergång till ett allt mer digitalt arbetssätt. Vi är experter på informationshantering och erbjuder skräddarsydda lösningar för att ni ska få effektiva arbetsprocesser både hemifrån och på det fysiska kontoret.

Vi har digitala informationslösningar som gör ert distansarbete smidigt och enkelt. Ni kan exempelvis komma åt er viktiga information oavsett var ni befinner er och dela den med dem som behöver den. Vi kan även automatisera flera av era affärsprocesser så att all er information samlas, lagras och hanteras på ett och samma ställe. Detta är bara några av våra tjänster som kan underlätta för en hybrid arbetsplats.

Vill du veta mer om vad vi på Iron Mountain kan hjälpa ditt företag med? Varmt välkommen att kontakta oss!