Bevarandetid
Sortera och omorganisera dina dokument efter tillbörlig bevarandetid så att du enklare kan förstöra pappersdokument när de inte längre behöver lagras.
Iron Mountain Smart Sort
Lösningsguider
Kostnadseffektivt, produktivt, intuitivt. Ta kontroll över er arkivering med Iron Mountain Smart Sort.
Uppnå affärsmålen med rätt informationshantering
Har du ...
> en stor mängd gamla handlingar som tar upp plats och skapar oreda?
> svårt att hitta dokument när du behöver dem som mest?
> behov av att flytta arkiverade handlingar men hindras av det överflöd av material som måste rensas?
> svårt att hitta dokument när du behöver dem som mest?
> behov av att flytta arkiverade handlingar men hindras av det överflöd av material som måste rensas?
> dokument som du vill förstöra, men saknar resurserna för att avgöra hur lång bevarandetid som kvarstår?
> en önskan om ett pappersfritt kontor, men kämpar med att fatta beslut om vilka dokument som ska digitaliseras?
> behov av att isolera dokument inför en fusion, ett förvärv eller en avyttring?
Om du svarat ja på någon av frågorna ovan är du välkommen att kontakta oss för mer information om Iron Mountain Smart Sort.
Verksamhetsutmaningar
Behöver du sortera och omorganisera ditt arkiv för att kunna fatta välgrundade beslut om gallring? Tyvärr är det inte så enkelt som det låter.
Vad är det som gör destruktion av arkivhandlingar så komplicerat?
Bristande integritet och synlighet i inventeringen: När viktiga metadata inte samlas in och följs genom hela informationslivscykeln blir det svårt att söka, hantera och fatta beslut om vilka poster som ska bevaras, digitaliseras eller förstöras.
Blandning av dokumenttyper och komplexa händelsedatum: Olika typer av poster har olika krav. Om arkiven inte är organiserade efter klassificering eller händelsedatum blir det svårt att vidta åtgärder på ett säkert och försvarbart sätt.
Att omorganisera register är arbetsintensivt och dyrt: Det krävs resurser för att sortera varje fil efter datum för förstöringsberättigande, posttyp, unik identifierare eller andra krav, vilket kan vara kostsamt och tidskrävande.
Det innebär
> Onödiga kostnader:Stora mängder dokument lagras utan nödvändig metadata på filnivå, vilket leder till onödiga utgifter och påverkar er förmåga att effektivt hantera era program.
> Ökad risk:Genom att behålla dokument längre än nödvändigt ökar risken för informationsförlust och överträdelser av lagar och regler. Det gör även processerna för juridisk bevisning, revisionssvar och efterlevnadshantering mer komplicerade.
> Minskad produktivitet: En välorganiserad inventering är avgörande för att snabbt hitta det du behöver och fatta beslut om gallring. Utan en effektiv process för att sortera och omorganisera filer riskerar du att förlora värdefull tid och försena dina kritiska mål.
> Minskad produktivitet: En välorganiserad inventering är avgörande för att snabbt hitta det du behöver och fatta beslut om gallring. Utan en effektiv process för att sortera och omorganisera filer riskerar du att förlora värdefull tid och försena dina kritiska mål.
Effektivisera och påskynda beslutsfattandet
Med Iron Mountain Smart Sort kan du snabbt och säkert fatta beslut om dina äldre filer och på så sätt möjliggöra ett mer lätthanterligt och effektivt dokumenthanteringsprogram som motsvarar kraven på regelefterlevnad.
Vårt erfarna team för arkivhantering använder data från din databas och ditt schema för arkivbevarande för att automatisera beslutsfattandet på filnivå. Vi sorterar och omorganiserar dina dokument så att du kan fatta beslut om avyttring på ett försvarsbart sätt och snabbt uppfylla affärsmål, till exempel vid försäljning, juridiska processer eller krav på destruktion.
Använd Smart Sort för välgrundade beslut genom att organisera och strukturera dokumenten enligt följande
Kategori
Vid olika initiativ, som till exempel avyttring, är det viktigt att kunna isolera och hantera dokument inom en viss tid. Vi sorterar och omorganiserar dina dokument baserat på deras kategorier, dokumenttyper, status och unika identifierare –så att du har full kontroll.
Associering
Om du inte behöver omstrukturera ditt arkiv kan du ändå dra nytta av Smart Sort genom att tillämpa metadata på dokument på filnivå, vilket minskar de höga kostnaderna för manuell filhantering och organisering.
Smart Sort-processen automatiserar beslutsfattandet om hur varje fil bör hanteras för att uppfylla de specifika kraven inom din organisation
Uppnå affärsmålen med rätt informationshantering
> Fatta snabba och trygga beslut
Iron Mountain utnyttjar data från din befintliga databas och arkiveringsschema för att automatisera försvarbart beslutsfattande.
> Förenkla framtida beslutsfattande
Arkiverade dokument sorteras efter tillbörligt förstörelseår, dokumenttyp, unik identifierare – eller vad du än önskar.
> Minska programkostnader och risker
Initiera omedelbar förstöring av berättigade dokument för att minska arkiveringskostnaderna och minska riskerna för problem till följd av juridiska frågor, revision och efterlevnad.
> Förbättra sökresultatet
När ditt Smart Sort-projekt har slutförts har du en uppdaterad lista som ger dig tillgång till korrekt och effektiv data.
Tjänster och lösningar
Elevate the power of your work
Boka en GRATIS konsultation idag!
Smart Sort exempel på uppdrag
Verksamhetsutmaning
En stort vårdföretag ville minska sina kostnader och risker genom att förstöra dokument som inte längre behövde sparas och därmed uppfylla kraven på lagring. De stod dock inför utmaningen att på ett effektivt och motiverat sätt identifiera vilka dokument som kunde anses vara lämpliga för förstörelse. Detta berodde delvis på bristande budget för att genomföra ett långsiktigt och resurskrävande projekt. På grund av de begränsade resurserna befann sig organisationen i en situation där arbetet med att genomföra försvarbar förstörelse av dokument hade avstannat.
Lösning
I enlighet med Smart Sort-processen hämtade Iron Mountains team upp 48 000 kartonger med dokument och granskade innehållet på filnivå. Genom att använda avancerad teknologi kunde de enkelt sortera och omstrukturera alla filer med ett enkelt knapptryck, vilket möjliggjorde att de kunde ordna dem efter deras framtida förstörelsesdatum och enligt bevarandeplanen. Dessutom kunde de snabbt identifiera vilka dokument som var redo för förstörelse.
Resultat> Genomförde förstörelse av 1,4 miljoner filer
> Minskade lagringskostnader samtidigt som kraven på regelefterlevnad uppfylldes och riskerna minskade
> Fastställde en process för fortlöpande dokumentförstörelse
Relaterade resurser
Visa fler resurserVisa fler resurser
