Digitalisera din verksamhet

Digitalisera din verksamhet för effektivare processer och bättre affärsbeslut

När du har viss information på fysiska papper och en del information sparad digitalt kan det var svårt att hitta just det du behöver för tillfället. Det finns även en risk för att du missar viktig information som hade behövts för att ta det bästa affärsbeslutet. Att fysiskt arkivera papper och hålla på med pärmar och lådor tar dessutom upp mängder med onödig plats på kontoret. Genom att digitalisera din verksamhet möjliggör du smidigare arbetsprocesser som sparar dig både tid och pengar. Den digitala omställningen har kommit snabbare än väntat i och med coronapandemin och allt fler företag har upptäckt fördelarna med en digital verksamhet som innebär större flexibilitet i vardagen.

På Iron Mountain kan vi hjälpa ditt företag med er digitala omställning oavsett om det gäller att stötta distansarbete, göra om i era lokaler eller automatisera arbetsprocesser. Vi kan omvandla era papperstillgångar till digitala tillgångar och det som måste förvaras fysiskt kan ni arkivera i våra säkra arkiveringsrum.

Låt företaget växa med en digital omställning

Molnet, Big data och AI är bara några av de ord vi hört mycket av på senare år och det har pratats mycket om en digital omställning och vikten av att digitalisera sin verksamhet. Något de flesta företag redan börjat med. Men det finns all anledning till att satsa ännu mer på den digitala verksamheten och bli en hybrid arbetsplats där anställda kan arbeta både från distans och från kontoret.

Strömlinjeforma era arbetsprocesser

Med en digital omställning kan ni strömlinjeforma era arbetsprocesser vilket förbättrar både kundupplevelsen och dina anställdas arbetsdag. Processer som innehåller mycket dokument- och informationshantering, som många uppgifter exempelvis inom HR och ekonomi ofta gör, är utmärkta att digitalisera för att skapa effektivare arbetsflöden. Med en digital omställning kan ni sammanställa all fysisk och digital information på samma plats och göra det enkelt och smidigt att hitta just den information du behöver för tillfället. Enklare, repetitiva arbetsuppgifter kan du digitalisera med vår AI-lösning Workflow Automation System så att du och din personal får tid över till att fokusera på att utveckla verksamheten.

Digitalisera din verksamhet och bli en pappersfri arbetsplats

Undersökningar har visat att en anställd vanligen spenderar 25 % av sin arbetsvecka med att arkivera, kopiera och samla in olika dokument. Med en digital omställning kan denna tiden reduceras ordentligt. Ni behöver inte plats för att förvara mängder av papper och reducerar kostnaderna för all pappershantering. Digitala dokument riskera inte att försvinna eller förstöras och med våra lösningar kan du enkelt dela papper direkt med de som behöver informationen, oavsett var de personerna befinner sig.

Ta stegen mot en digital omställning

1. Organisera
Första steget mot en digital omställning är att organisera. Gör en lista på alla typer av dokument som företaget genererar och utveckla ett schema för hur länge varje kategori ska lagras som aktiva eller inaktiva och när de ska destrueras. Glöm inte att identifiera de handlingar som behöver särskild hantering. När du vet vilka handlingar du har att arbeta med blir det lättare att bestämma vad som ska skannas in, arkiveras eller förstöras.

2.Digitalisera er verksamhet
Digitalisera företagets fysiska dokument med skanning. När dokumenten ligger digitalt blir de lättare att hantera och du kan utvinna värdefulla insikter. Dessutom är informationen säkrare när den sparas digitalt.

3.Förvara era digitaliserade dokument offsite
Även om de flesta av era dokument blir tillgängliga digitalt finns det fortfarande en hel del som måste sparas i pappersversionen. Förvara ert arkiv hos oss för att öppna upp mer plats på kontoret. Våra arkiv ligger i säkra bergrum med toppmoderna larm och kameraövervakning. Här är allt ert arkivmaterial i säkra händer och du kan fokusera på er digitala omställning.

4.Destruera
Dokument som faktiskt inte behöver sparas är bäst att destruera. Vi hjälper dig att på ett säkert sätt göra av med både digitala och fysiska dokument så att ni får plats över till ny information som kommer.

Starta er digitala omställning med Iron Mountain Clean Start

Ska ditt företag göra en digital omställning? Med Iron Mountains tjänst Clean Start kan vi ge er en nystart och hjälpa dig att digitalisera er verksamhet. Vi kommer ut till ert kontor där vi tillsammans med dig går igenom hur ni på bästa sätt kan utnyttja era lokaler, identifierar fysiska tillgångar som kan digitaliseras och arbetsprocesser som kan automatiseras för att din verksamhet ska bli anpassad för hybridarbete.

Har du några frågor om hur vi på Iron Mountain kan hjälpa dig att digitalisera din arbetsplats? Kontakta oss så berättar vi mer om hur en digital omställning går till och våra tjänster!